8 tips voor effectief thuiswerken met een remote team.

We zitten massaal met elkaar thuis te werken en dat zal na 6 april niet opeens anders zijn vermoed ik. Zelf heb ik tijdens de bankencrisis jarenlang vanuit huis gewerkt met een team van programmeurs door heel Europa en dus weet ik wel waar de valkuilen liggen en hoe je het gezond houdt voor jezelf en productief voor je bedrijf. Of je nou zzp’er, werkgever of werknemer bent. Daarom 8 gratis tips om het leuk te houden voor iedereen!

thuiswerken zoom meeting

1. Hou zoveel mogelijk het ritme aan dat  je gewend was.

Aangezien je werkt vanuit dezelfde plek als waar je thuiskomt en je eerste ontspanning vindt is het absoluut van belang je grenzen in te stellen. Want grenzen vervagen snel. En voor je het weet ben je extra tijd in je werk aan het stoppen na het eten, of je begint lekker in je pyjama te werken en voor je het weet is het bijna lunchtijd en besluit je aan te gaan kleden en te douchen, mits je daar de tijd nog voor neemt. Dus sta normaal op en houdt je ritme aan alsof je “gewoon” naar je werk zou gaan. Hiermee voorkom je je grootste risico. De burnout. Want als dit nog maanden duurt is dat een van je nieuwe vijanden.

2. Gebruik een single source voor je communicatie.

Met de ene collega zit je aan de telefoon, de ander stuurt je een WhatsApp en de derde collega stalkt je op Skype of Messenger. Dit is wat je veel ziet bij onervaren thuiswerkers. Buiten dat het enorm stress verhogend is, werk je daarmee ook ontzettend inefficiënt. Gelukkig zijn er gratis tools die voor iedereen werken. Zelfs organisaties met een beveiligde Citrix omgeving kunnen hiermee overweg.

Om duidelijk via één  kanaal te communiceren adviseer ik om Slack (https://slack.com/) te downloaden. Slack werkt prima in de gratis variant. En in alle gesprekken kun je zoeken binnen de laatste 10.000 berichten. En dat is echt wel genoeg voor de komende 3 maanden bij grotere teams. In Slack kun je gegroepeerd chatten, één op één chatten en één op één video bellen. Alles binnen dezelfde app. Je kunt daarnaast apps toevoegen zoals Dropbox, Google Docs en wellicht ook  connecties die jij gebruikt.

Mocht Slack niet te installeren zijn op je computer, heb je een webversie en een mobiele app die netjes met elkaar samenwerken. Slack komt in verschillende prijsklassen. Maar de gratis versie werkt prima voor 90% van de organisaties. Dus zeer waarschijnlijk ook voor jouw bedrijf.

Wil of kun je niet met Slack werken zijn er genoeg alternatieven te bedenken. Microsoft Teams (https://products.office.com/nl-NL/microsoft-teams/group-chat-software?market=nl) is een prima alternatief. Als dat ook niet is wat je zoekt, kan de oude bekende Skype(https://www.skype.com/) altijd worden ingezet.

Zoom meeting collega's

3. Vergaderen doe je via video. Maar hoe?

Slack als single source van communicatie gaat je enorm helpen, maar om met je gehele team ook te vergaderen red je het er niet mee. Dus je zult een aanvulling nodig hebben. Om te zorgen dat iedereen alles kan volgen, gesprekken zonder frustraties verlopen en informatie goed gedeeld kan worden heb je één extra tool nodig. Zelf gebruiken wij Zoom (https://zoom.us/). Deden we voor Corona de kop op stak ook al en nu maakt Zoom helemaal overuren. Eigenlijk altijd zonder gedoe. Met Apps voor jouw mobiele telefoon en voor je laptop kom je de dag wel door. De gratis versie limiteert groepsgesprekken tot 40 minuten. Maar de hoeveelheid gesprekken zijn ongelimiteerd. Een web versie is er niet dus voor Citrix gebruikers wellicht niet te gebruiken. Maar dan volstaan de mobiele apps ook.

Wil je dat niet? Dan is het te overwegen om Google Hangouts (https://hangouts.google.com/) te gebruiken. Hier heb je namelijk wel een webversie van.

4. Start je dag met een stand up.

Met het afstemmen van je communicatie tools, heb je meer structuur. En aangezien je geen gesprek bij je koffie automaat of aan je bureau hebt naast je collega, kun je de dag het beste starten met je gehele team in Zoom. Begin met een korte meeting op het moment dat iedereen z’n werkdag begint. Dit is de stand up. Zo geef je ’s morgens iedereen de kans om antwoord te geven op de volgende vragen:

  • Hoe was mijn dag gister. En heb ik daardoor nog onzekerheden voor vandaag?
  • Hoe ziet mijn agenda / planning er vandaag uit?
  • Heb ik punten waar ik hulp bij nodig heb van één van mijn collega’s?

Door deze vragen te behandelen kun je in max 2 minuten per persoon heel beknopt horen wie wat doet. Of er meetings gepland moeten worden voor die dag met collega’s en weet je ook of je wel efficiënt aan het werk gaat.

5. Eindig je dag met een stand down

Net als de standup is een stand down aan het einde van de dag een goed middel om de grenzen te bewaken. Even kort samenkomen en aangeven hoe je dag gelopen is zo rond half 5 of 5 uur. Geeft een goede grens als afsluiting van de werkdag met elkaar.

6. Blok dagdelen in je agenda

Er moet nog steeds gewerkt worden en blok delen in je agenda. Bespreek dat ook met je collega’s. Het is niet erg dat je ‘niet’ constant online bent. Mits je het maar communiceert. Want nog zo een grote stressfactor is de gedachte dat je online moet zijn. Zolang je helder bent zorg je ook niet voor scheve gezichten. 😉

7. Creëer een eigen werkplek

Heb je thuis geen werkplek omdat je eigenlijk nooit thuis werkt? Ik adviseer je deze wel te maken. Je fysieke gezondheid is belangrijk! 👈 En niemand zit te wachten op rug- en nekklachten . Dus een ergonomische houding zoals je op kantoor waarschijnlijk wel hebt is belangrijk. Daarmee hou je ook de muisarm weg!

thuiswerken bureau

8.  Maak een planning met je partner

Ja, ook mijn kinderen zitten thuis. En werken met je kinderen naast je is zo goed als onmogelijk. Als je samen met je partner thuis zit, kun je hier met elkaar  duidelijke afspraken over maken.. Een drukke baan zorgt voor stress als je niet toekomt aan wat je wilt doen. Maak met elkaar een planning en deel je dag in blokken van 2 of 3 uur en wissel elkaar af. Zo heb je beiden elke dag toch ca een uur of 5 a 6 om je werk te doen. Natuurlijk kan dit niet bij iedereen. Maar wees creatief en help elkaar om toch effectief te blijven samen.

Conclusie

Met thuis werken komen er dus nieuwe uitdagingen en valkuilen om de hoek kijken. Duidelijke grenzen en afspraken zorgen voor een effectieve en stressloze dag. Want thuiswerken vraagt echt wel een extra stukje discipline. Mocht je na het lezen van deze tips nog worstelen met hoe je jouw remote team de structuur kunt bieden in deze gekke tijd, kunnen wij je altijd via een Zoom meeting helpen om je problemen te tackelen en je werk effectief te houden!

Jos

Wil je meer weten?

Jos helpt je graag verder. Jos is de eeuwige optimist en altijd in voor een geintje. Jos heeft in zijn loopbaan als developer een bak ervaring opgedaan en neemt nu de junioren en mediors onder zijn hoede.

085 060 9386 jos@yourpersonalagency.nl